Que peuvent faire les utilisateurs sur mon agenda?
Que vous choisissez ou pas de demander aux utilisateurs de s’enregistrer pour prendre RDV sur vos agendas, cette configuration s’établit depuis l’onglet “Contrôle d’Accès” à la page Configurer > Contrôle d’Accès de votre agenda. Sur cette page vous définissez ce que peuvent faire ou pas les utilisateurs (et les superutilisateurs) comme ajouter, modifier ou supprimer leur RDV. Cette page vous permet également de choisir quelles informations vous souhaitez laisser apparaître sur les agendas. Doit-on voir ses RDV seulement? Ceux des autres?… Sachez qu’en tant qu’administrateur vous aurez toujours accès à l’ensemble des informations. C’est pour cela qu’il est intéressant de créer un compte test d’utilisateur pour vraiment vous rendre compte du comportement de SuperSaaS vis à vis de vos utilisateurs. Vous pourrez aussi gérer les droits vos superutilisateurs qui auront des droits supplémentaires par rapport à un simple utilisateur. Ceux sont en quelque sorte des sous-administrateurs.
Visualiser et utiliser l’agenda
Les paramètres par défaut de cette page sont déterminés par les choix que vous faites lors de la création d’un nouvel agenda. L’option part défaut permet aux utilisateurs d’accéder aux agendas mais ils ont besoin de s’inscrire afin de prendre un RDV. Cependant si vous souhaitez que seulement les utilisateurs enregistrés puissent voir et utiliser vos agendas, alors sélectionnez (et créer un nom de connexion si ils n’en ont pas déjà un). Le système vous protège de mettre en place des règles contradictoires. Par exemple, si vous choisissez l’option suivante: Toute personne qui peut voir l’agenda peut ajouter quelque chose alors l’option Toute personne qui peut ajouter quelque chose, peut mettre à jour ou effacer ses propres entrées.
Remarquez que les options proposées changeront si vous choisissez par exemple un “mot de passe partagé” entre vos utilisateurs ou le filtrage par “adresse IP” depuis l’onglet Contrôle d’Accès
Vous pouvez aussi permettre aux utilisateurs de faire des changements sans avoir besoin de se connecter. Cela simplifie énormément le processus de réservation mais cela prive les utilisateurs d’accéder à l’historique des réservations ainsi que la possibilité de modifier leur RDV. Les restrictions d’accès vous permettent aussi d’éviter des comportements nuisibles sur vos agendas, comme par exemple une personne qui prendrait un nombre trop important de RDV. Bien entendu vous pouvez toujours paramétrer le contrôle d’accès à votre agenda plus tard si un problème apparaissait.
Visualisation des détails des RDV
En fonction de votre besoin d’utilisation, vous souhaiterais peut être cacher les détails des réservations entre vos utilisateurs. Surtout pour un usage commercial ou vous souhaiteriez garantir l’anonymat des utilisateurs entre eux. À l’inverse pour un usage plus restreint comme la réservation de salle de réunion dans une entreprise, il peut être souhaitable de savoir qui a réservé la salle.
Il existe 4 niveaux de visualisation des détails, depuis l’affichage de toutes les informations jusqu’à aucune information. (Ces options diffèrent légèrement entre les différents types d’agendas.) Dans le cas ou l’adresse email figure parmi les informations de réservation, vous pouvez alors utiliser l’option afin d’éviter l’extraction des adresses email depuis votre site. Seule la partie devant le @ sera visible.
Droits d’accès des Superutilisateurs
Les superutilisateurs qui peuvent être ajoutés depuis la page Gestion Utilisateurs ont des droits d’accès particulier sur l’ensemble des agendas du compte SuperSaaS. Si vous préférez permettre l’accès à un agenda en particulier pour votre utilisateur, alors il faut ajouter son nom de connexion depuis l’onglet “Accès” de l’agenda en question.
En plus de la possibilité de voir les détails des réservations le superutilisateur peut se voir attribué d’autres droits d’accès. Vous pouvez, par exemple, permettre aux superutilisateurs de changer les dates des congés ou les horaires d’ouverture de votre agenda.