Ce tutoriel va vous expliquer comment configurer un système de réservation en ligne pour des activités de groupe, comme des cours de fitness. Vous pouvez adapter les instructions qu’il contient à vos besoins particuliers.
Si vous souhaitez planifier des excursions de groupe ou une session de formation en entreprise par exemple, ce tutoriel vous conviendra tout aussi bien. Ce système de rendez-vous en ligne se nomme un agenda de capacité. Il est utilisé pour des réservations qui peuvent être faites par plusieurs personnes en même temps.
Si vous souhaitez utiliser un système de réservation en ligne pour un évènement unique, le tutoriel des évènements vous conviendra davantage.
Si vous souhaitez diviser l’évènement en plages horaires séparées par des intervalles réguliers, chacune étant reservable par une seule personne à la fois, comme pour une rencontre parents/enseignants, le tutoriel agenda des ressources vous conviendra probablement mieux.
Inscription à un événement pour groupe
Une des caractéristiques de ce type d’agenda est que l’administrateur peut créer et ajouter des plages horaires disponibles avec une capacité prédéterminée. Faire une réservation en dehors de ces plages horaires est alors impossible, seuls les créneaux prévus peuvent être réservés.
Ce système de réservation en ligne vous conviendra si :
- vous souhaitez planifier plus d’un évènement
- vous souhaitez que les utilisateurs du système choisissent une date d’événement dans un calendrier
- d’autres services pouvant être choisis séparément accompagnent l’évènement
Ce tutoriel explique comment procéder aux personnalisations suivantes :
- utiliser l’agenda pour planifier des événements de groupe
- ajouter un champ “localisation”
- encaisser les paiements à chaque participation
Vous pouvez voir le résultat final sur démo de l’agenda salle de fitness.
Configurer un système de réservation en ligne en 5 étapes faciles
La meilleure méthode pour bien configurer votre agenda est de le tester après chaque étape :
Étape Configuration d’un agenda de base à l’aide de l’assistant de création nouvel agenda
Choisir le type d’agenda qui vous convient
Dans le menu situé du côté droit de votre Tableau de bord, cliquez sur Nouvel agenda. Vous serez redirigé vers l’assistant de création Nouvel agenda où vous pourrez choisir les paramètres requis pour votre système de réservation en ligne.
La première chose que vous devrez faire, c’est de choisir si vous voulez configurer un agenda des ressources, un agenda de capacité, ou un agenda des services. Dans le cadre de ce tutoriel, puisque plus d’une personne à la fois peut suivre un cours de fitness, choisissez l’agenda de capacité.
Nommez votre système de réservation en ligne
Le titre que vous donnerez à votre système de réservation en ligne ainsi que votre nom de compte formeront l’URL que vos clients verront dans leur navigateur lorsqu’ils utiliseront votre agenda.
Choisissez un titre court mais suffisamment clair pour votre système de réservation en ligne. Vous pourrez toujours modifier ce titre (ainsi que le nom de votre compte) ultérieurement, mais si vous le faites, l’URL de l’agenda changera en conséquence et vous devrez peut-être en informer les utilisateurs.
Entrez le nom de l’agenda, “Club de Fitness” par exemple, et cliquez sur Suivant.
Déterminez la capacité et la durée de la session
Indiquez combien de participants peuvent assister à vos cours de fitness en sélectionnant Plusieurs fois : entrer une valeur pour le nombre d’utilisateurs pouvant réserver le même créneau horaire à la fois et en entrant un nombre peu élevé pour tester la fonction liste d’attente. Vous pourrez toujours modifier cette valeur plus tard. Vous pouvez cocher Illimité si vous ne souhaitez pas limiter le nombre de personnes pouvant participer à un cours.
Vous pouvez définir la longueur par défaut de vos cours. Dans ce tutoriel, cette longueur sera de 60 minutes. Sélectionnez Liste d’attente pour permettre aux participants de s’inscrire sur une liste d’attente lorsque votre agenda est complet.
Comme votre système de réservation en ligne proposera plus d’un cours, cliquez sur Calendrier et sélectionnez Afficher un calendrier avec des créneaux que les utilisateurs pourront choisir. En cliquant sur Terminer, vous créerez votre agenda et le publierez en ligne.
Vous disposez maintenant d’un système de réservation en ligne fonctionnel. L’étape suivante explique comment préciser les horaires de vos cours et comment tester votre emploi du temps.
Étape Testez votre agenda afin de vérifier qu’il marche comme vous le souhaitez
Pour utiliser votre système de réservation en tant qu’administrateur, cliquez sur Utiliser dans la fenêtre du menu. Cette option n’est visible que lorsque vous êtes connecté en tant qu’administrateur.
Les utilisateurs normaux verront le même agenda, mais avec moins d’options. Vous trouverez aussi l’option Utiliser en vous rendant sur votre Tableau de bord.
Lorsque vous entrez dans votre système de réservation en ligne pour la première fois, vous serez accueilli par un agenda vide. En vous rendant sur ajuster l’affichage et les propositions, vous pourrez modifier l’affichage. Vous pouvez par exemple choisir de n’afficher qu’un jour, qu’une semaine ou un mois entier.
Créer un créneau pour un cours
Dans l’agenda, cliquez sur l’horaire auquel vous souhaitez créer un cours. Une fenêtre Nouvelle plage horaire apparaît. Si cette fenêtre s’ouvre à un endroit peu pratique, vous pouvez tout simplement la déplacer en la faisant glisser.
Entrez la date et le nom du cours, comme “Pilates débutant”. Pour donner quelques renseignements sur votre cours, vous pouvez ajouter des images et un descriptif dans le champ Description. Pour pouvoir être ajoutées, les images doivent être disponibles en ligne (c.-à-d. qu’elles doivent commencer par “http”).
Vous pouvez aussi utiliser l’espace au-dessus du calendrier pour y placer une description plus détaillée. Vous trouverez les options de formatage permettant de faire cela, ainsi que de modifier la palette de couleurs et ajouter des images dans Aspect.
Si vous cliquez sur le créneau que vous avez créé, vous verrez un cours vide sans aucune inscription. Le lien Nouvelle réservation vous permet d’ajouter vous-même des participants à votre cours, ce qui peut être pratique en cas de réservation par téléphone. Notez que les personnes utilisant votre agenda ne pourront pas voir les mêmes fonctionnalités que celles que vous voyez en tant qu’administrateur.
Créer une réservation
Cliquez sur Nouvelle réservation pour créer une réservation client. Par défaut, le système ne demande qu’un nom, mais vous pouvez le personnaliser pour demander des détails supplémentaires dans Processus. Enregistrez la réservation en cliquant sur Créer la réservation.
Le cours affiche maintenant 1/3 , ce qui signifie qu’une des trois places disponibles est réservée.
Une coche verte indique que ce créneau est désormais réservé. Cela permet à vos clients de voir rapidement les cours auxquels ils se sont inscrits.
Modifier un cours
Vous pouvez apporter des modifications à un cours en cliquant sur Modifier un créneau. Si vous modifiez les paramètres d’un cours, comme l’heure de début, toutes les réservations pour ce cours seront déplacées vers le nouvel horaire.
Étape Modifier la configuration
Écran de configuration
Pour afficher un résumé des différentes options vous permettant de personnaliser votre agenda, cliquez sur Configurer et allez sur Aperçu. Vous pouvez geler votre système de réservation en ligne ou le supprimer entièrement sur cette page.
Définir les paramètres des ressources
Dans Ressources, vous trouverez les options qui permettent de configurer les paramètres généraux de votre système de réservation en ligne. La première option vous permet de donner un nom approprié à la ressource, dans ce cas :“Club de fitness”.
Les noms que vous choisirez d’utiliser à la place de “créneau” et “réservation” qui sont définis par défaut seront utilisés dans tout le système – y compris dans les messages d’erreur, les confirmations par e-mail et les pages d’aide.
Définir la capacité
Vous pouvez définir le nombre de personnes qui peuvent participer à un cours et si vous souhaitez créer plusieurs cours avec des capacités différentes, vous pouvez définir ce nombre pour chacun d’eux. Si vous entrez zéro, la vérification des limites sera entièrement désactivée.
Le deuxième champ détermine le nombre de places qu’un individu peut réserver en même temps pour un cours. Si vous entrez une autre valeur que 1, l’interface utilisateur sera modifiée pour y inclure un champ de quantité lors des réservations.
Pour un cours de fitness, laisser cette valeur sur 1 peut être approprié. En revanche, si vous vendiez des billets pour une pièce de théâtre par exemple, il serait préférable de permettre à vos clients d’acheter plusieurs billets à la fois.
Ensuite, vous pouvez spécifier le nombre total de réservations tout cours compris qu’une personne peut effectuer. Vous pouvez également spécifier si ce nombre doit aussi inclure les réservations précédemment effectuées. Lorsque la limite maximale est atteinte, votre client ne peut plus que modifier ou supprimer les réservations existantes. Vous pouvez spécifier une limite différente pour le nombre de réservations pouvant être effectuées pour un seul jour ou pour une même semaine.
Deux cases à cocher déterminent si les participants sont autorisés à effectuer plus d’une réservation pour un même cours et si les informations de capacité sont visibles par d’autres personnes que vous-même. Veuillez noter que le système ne peut identifier une personne qu’à partir de son nom de connexion.
Si vous autorisez donc les utilisateurs à créer leur propre nom de connexion (ou si vous autorisez les réservations anonymes), le système ne pourra pas empêcher que des personnes se créent un deuxième nom de connexion pour effectuer une seconde réservation.
Configurer la liste d’attente
Surbooking renvoie à la liste d’attente. Vous avez l’option de changer immédiatement la limite de capacité ou de mettre les participants sur la liste en attendant qu’une réservation soit annulée.
Une liste distincte est créée pour chaque cours et si la case pour la mise sur liste d’attente est cochée, les personnes qui s’y trouvent se verront proposer une place en cas d’annulation, dans l’ordre dans lequel elles se sont inscrites.
Si vous autorisez plusieurs réservations par personne et que quelqu’un réserve plus de places que ce qui est disponible, la réservation sera déplacée sur la liste d’attente. Lors de la réservation, un champ permettant de renseigner le nombre de places désirées s’affichera.
Ajouter un champ “localisation”
Vous pouvez préciser où vos cours ont lieu en ajoutant l’adresse dans le champ “localisation”. Si vous avez créé plusieurs cours, l’interface contiendra des champs pour y ajouter des informations supplémentaires. Lorsque vous publierez votre agenda, ces informations seront transférées dans les champs appropriés d’Outlook, d’iCal ou de Google Agenda.
Définir les prix et les horaires
Vous pouvez définir le prix de votre événement ou récupérer les données des cartes de crédit de vos clients (hormis les codes de vérification à trois chiffres). La valeur que vous entrez ici est simplement une valeur par défaut que vous pouvez ajuster pour chaque cours si nécessaire. En cliquant sur Configuration des prix, vous pouvez créer des règles de tarification avancées.
Notez que le fait de fixer un prix ne signifie pas que vous devrez facturer vos clients sur le site. Vous pouvez afficher un prix tout en choisissant un autre moyen de paiement. Vous trouverez plus d’informations sur les règles de tarification et sur les moyens de paiement dans Paiement.
Vous pouvez définir une longueur par défaut des créneaux et modifier l’interface utilisateur pour y afficher les horaires dans Temps. Si vous utilisez votre système de réservation en ligne pour des événements qui se déroulent pendant plusieurs jours, fixer cette longueur à un jour entier peut être approprié.
Définir les paramètres d’accessibilité
Le système permet de configurer des paramètres par défaut afin de contrôler qui peut s’inscrire à votre atelier. Vous pouvez par exemple demander aux participants de créer un identifiant, ou prévoir que tous ceux qui peuvent afficher votre agenda puissent s’inscrire à votre cours de fitness. Pour en savoir plus sur les options d’accessibilité, rendez-vous sur Contrôler l’accès à votre agenda.
Étape Tester l’agenda en tant que visiteur
Si vous souhaitez rediriger vos clients directement vers un agenda particulier, vous pouvez trouver le lien vers cet agenda sur sa page de configuration via Aperçu. Une fois sur la page de l’agenda, ils n’auront qu’à cliquer sur le lien de connexion dans le coin supérieur droit de l’écran pour se connecter.
Étape Intégrer le système d’inscription dans votre site web
Vous pouvez orienter vos clients vers votre agenda de deux façons :
- Créez un lien vers votre agenda SuperSaaS sur votre site web.
- Intégrez la page SuperSaaS dans un cadre sur votre site.
Vous trouverez davantage d’informations dans la documentation d’aide décrivant comment intégrer un agenda sur votre site.
Vous pouvez choisir entre plusieurs types d’affichages utilisateur pour votre système de réservation en ligne. Vous pouvez l’intégrer dans votre site web en utilisant un iframe sur un appareil mobile, ou simplement utiliser un lien vers SuperSaaS.
Si vous souhaitez modifier l’apparence ou la palette de couleurs de votre agenda, vous trouverez les informations nécessaires ainsi que d’autres options de formatage dans Changer l’apparence d’un agenda.