Collecter les détails concernant les réservations

L’utilisation des champs standards et personnalisables vous permet de collecter les informations dont vous avez besoin pour créer une réservation.

Champs standards

Le champ standard vous permet de collecter facilement les informations de contact de vos utilisateurs lors de la réservation. Pour chaque champ vous pouvez indiquer si il doit être renseigné de façon obligatoire, optionnel ou pas du tout demandé. Les champs marqués avec une astérisque (*) sont également collectés durant l’inscription et leurs valeurs seront utilisées par défaut lors de la réservation.

Si vous utilisez des champs supplémentaires pour collecter des informations supplémentaires lors de l’étape d’enregistrement des utilisateurs (configurable via Contrôle d’Accès), alors ces champs seront aussi disponibles dans la boîte de dialogue lors de la réservation.

Notez que lorsque des adresses email servent de nom de connexion pour les utilisateurs, le champ email est retenu dans la liste des champs standards car il est inutile de le fournir à nouveau. En outre, si les utilisateurs sont tenus de se connecter pour faire une réservation, leur nom de connexion est automatiquement associé à leurs réservations.

Champs personnalisables

En plus des champs standards, il y a deux champs personnalisables disponibles. Ces champs peuvent être utilisés pour collecter des informations sous forme de texte mais aussi sous forme d’options avancées pour la réservation. Le prix de la réservation peut dépendre du contenu de ce champ.

Par exemple, dans la situation ci-dessous, un champ personnalisable est utilisé pour indiquer le nombre de repas traiteur qui sont nécessaires lors de la commande d’une salle de conférence pour un atelier.

Le système peut également être configuré pour utiliser les champs personnalisables pour mettre en œuvre les promotions (voir Mettre en place des promotions) et des listes de sélection (voir Mettre en place des contraintes de réservation et Présentation des tarifs). Dans ces cas, les champs ne seront plus disponibles pour recueillir des informations personnalisées.

Si vous avez besoin de collecter plus d’informations que la combinaison de champs standards et personnalisables ne le permet, vous pouvez joindre des formulaires. Les formulaires peuvent être attachés à la fois durant le processus d’inscription et lors de la réservation pour enregistrer des détails supplémentaires. Pour de plus amples informations, veuillez vous référer à la page Ajouter des formulaires personnalisables.

Champ pour le superutilisateur ou l’administrateur

Le champ pour le superutilisateur ou l’administrateur peut être configuré dans l’onglet Contrôle d’accès pour enregistrer des informations spécifiques sur l’utilisateur. Par exemple, un numéro de membre qui ne peut pas être modifié par l’utilisateur lui-même. Il ne peut être modifié que par l’administrateur ou le super-utilisateur. Selon sa fonction, vous pouvez le cacher ou le rendre visible aux utilisateurs. Dans le dernier cas, il est montré dans la boîte de dialogue lors de l’enregistrement et lors de la réservation.

Pour établir ou modifier la valeur de ce champ pour un utilisateur, il faut se rendre à la page Gestion Utilisateurs et cliquer sur l’icône permettant de modifier les détails des utilisateurs.