Ce tutoriel vous montrera comment mettre en place un système de réservation de rendez-vous en ligne pour votre entreprise de beauté et de bien-être, telle qu’un salon de beauté ou de coiffure. Ce tutoriel utilise un type d’agenda destiné à combiner les services et les ressources qui peuvent être utilisés pour réserver un rendez-vous par plusieurs clients en même temps pour les différents services que vous proposez sur votre agenda. Si vous avez besoin de créer un agenda pour votre salon de coiffure ou votre salon de manucure, ou si vous êtes maquilleur ou massothérapeute, il devrait être facile d’adapter ces directives à vos besoins spécifiques.
Ceci est un exemple d’un agenda de service qui est connecté à plusieurs agendas de ressources. Dans ce tutoriel, l’agenda de service vérifie la disponibilité des membres du personnel à partir d’un agenda de ressources distinct (ou de plusieurs agendas de ressources, selon les besoins de votre entreprise).
Si vous avez besoin d’événements de groupe ou de cours tels que des sessions de formation pour votre salon, le “Tutoriel sur l’agenda de capacité” serait une option plus adaptée. Un “agenda de capacité” est destiné aux réservations de groupe ou de type cours. Si vous prévoyez de planifier uniquement le temps d’une personne, vous pouvez toujours utiliser l’agenda de service en tant que tel ou vous pouvez consulter le “Tutoriel sur l’agenda de ressources” qui pourrait être un peu plus facile.
Notez qu’il existe quelques différences entre les différents types de calendrier et certains de nos clients préfèrent l’apparence du calendrier de service. Tandis que le calendrier des ressources permet des rendez-vous récurrents et des durées de rendez-vous arbitraires, le calendrier de service permet aux services de tenir compte de la disponibilité de plusieurs ressources.
Réservation d’un service
Si vous proposez plusieurs services, vos clients pourront choisir parmi une liste d’options de traitement. Suivez les étapes suivantes pour apprendre comment créer un calendrier de rendez-vous pour plusieurs services nécessitant la disponibilité de différents membres du personnel. Nous désignons les membres du personnel comme des “ressources”.
Ce tutoriel présente les personnalisations suivantes :
- Utiliser l’agenda pour proposer la réservation en ligne de plusieurs services
- Connecter l’agenda de service à différents agendas de ressources
- Collecter le paiement à chaque réservation de service
- Envoyer des confirmations par e-mail, des rappels automatisés et des messages de suivi
Vous pouvez voir le résultat final sur la page de démonstration de réservation de salon de beauté. Il est possible de modifier cette page pour qu’elle apparaisse comme faisant partie de votre site, mais vous pouvez également intégrer un agenda SuperSaaS sous la forme d’un “widget”. Un widget peut apparaître sous la forme d’un petit cadre sur votre site, ou sous la forme d’un petit bouton, comme ceci :
Mise en place de l’emploi du temps en 5 étapes faciles
La manière la plus simple de mettre en place un emploi du temps est d’utiliser un cycle de construction et de test : Après la configuration initiale, vous l’essayez, apportez des modifications et répétez jusqu’à ce que cela fonctionne comme vous le souhaitez.
Étape Mise en place des agendas pour votre personnel et vos clients
Comme première étape, nous allons créer un calendrier de ressources distinct contenant la disponibilité de tous les membres de votre personnel. Si chaque membre du personnel a une disponibilité différente, il peut être plus pratique de créer un calendrier de ressources distinct pour chacun.
Un calendrier des ressources (qui permet aux personnes de réserver du temps en tête-à-tête avec une ressource spécifique, c’est-à-dire le membre du personnel) est le type de calendrier à utiliser pour planifier le temps de chaque membre du personnel afin de s’assurer qu’ils ne peuvent pas avoir deux rendez-vous qui se chevauchent. Dans ce tutoriel, nous allons créer un calendrier des ressources individuel pour chaque membre du personnel, puis les connecter dans un calendrier de service unique pour que vos clients puissent réserver plusieurs services proposés par votre salon.
Sélectionnez le type de calendrier
Cliquez sur Nouvel Agenda dans le menu à droite de votre Panneau de Configuration pour commencer à configurer votre système de réservation en ligne. Vous serez dirigé vers le Assistant de nouvelle planification où vous pourrez déterminer les paramètres par défaut de votre agenda de réservation en ligne.
Vous devrez d’abord choisir si vous souhaitez créer un agenda de ressources, de capacités ou de services.
Sélectionnez le type d’agenda des ressources, qui permet aux personnes de réserver des rendez-vous individuels avec une personne, un objet ou un espace spécifique. C’est celui à utiliser pour les membres du personnel, car nous voulons nous assurer qu’ils ne peuvent pas avoir deux rendez-vous qui se chevauchent.
Comment les utilisateurs peuvent accéder à l’agenda ?
Généralement, vous enverrez votre utilisateur pour prendre rendez-vous sur l’agenda de service que nous créerons ultérieurement, et bloquerez l’accès à celui-ci, donc le choix ici n’a pas d’importance. Sélectionnez l’option Se connecter pour effectuer des modifications : Tout le monde peut voir l’agenda, mais ils doivent se connecter pour prendre rendez-vous.
Sélectionnez une ou plusieurs ressources
Un membre du personnel est la seule ressource pouvant être réservée, donc la première option, Un : une seule ressource, personne, objet ou lieu, est la meilleure pour ce type d’agenda. Cette option est idéale lorsque vous souhaitez créer des agendas séparés pour chaque membre du personnel et définir leur disponibilité individuelle. Si vous avez plus d’une personne ou d’un objet pouvant être réservé, et qu’ils ont tous la même disponibilité, vous pouvez les répertorier sous la deuxième option pour plusieurs ressources. Dans ce tutoriel, nous allons créer des agendas séparés pour chaque membre du personnel afin de leur permettre de choisir leur propre disponibilité et de définir leurs propres congés dans leur agenda.
Donnez un nom à votre agenda
Le nom de votre membre du personnel serait le choix évident ici. Tapez le nom de votre membre du personnel, par exemple, “agenda Kayla” et cliquez sur Suivant.
Définissez votre disponibilité
Les paramètres ici fournissent des contraintes de base pour votre temps. Vous pouvez modifier les heures d’ouverture pour chaque jour (ou ressource). Lorsque les rendez-vous commencent et se terminent à des heures prédéterminées, le système peut créer une interface utilisateur claire en générant des créneaux horaires prédéfinis (ou “chips”) sur lesquels les clients peuvent cliquer pour prendre rendez-vous. La démonstration de l’agenda des rendez-vous de salon montre ce type de configuration.
Vous pouvez fixer des rendez-vous d’une durée par défaut de 30 minutes et contraindre les heures de début à chaque demi-heure en entrant *:00, *:30 dans l’option de temps spécifique. Cela permettrait au système de créer un créneau toutes les demi-heures. Si vous proposez des traitements de durées différentes, il serait préférable de permettre à l’utilisateur de cliquer sur n’importe quel emplacement dans le calendrier pour sélectionner l’heure requise.
En cliquant sur Terminer, vous créez l’agenda et le rendez-vous devient accessible en ligne. Vous disposez maintenant d’un agenda fonctionnel pour votre membre du personnel “Kayla”. Vous pouvez créer des agendas similaires pour chacun de vos membres du personnel, par exemple “Mary” et “John”. Cliquez sur l’icône de l’assistant Nouvel Agenda puis vous pouvez créer des paramètres d’agenda identiques avec l’option “Dupliquer l’agenda : Faire une copie de l’agenda Kayla”.
Une fois que les agendas individuels de vos membres du personnel “Kayla”, “John” et “Mary” sont établis, passez à l’étape suivante.
Créez le calendrier de réservation en ligne pour vos clients avec tous les services.
Ensuite, nous créons un agenda de service pour votre salon qui peut être facilement utilisé par les clients finaux pour réserver un service avec votre salon. Un agenda de service peut utiliser des agendas de ressources pour aligner et organiser différentes personnes ou parties dans un seul agenda afin d’éviter les conflits. Toutes les ressources peuvent être dans un seul agenda de ressources, ou vous pouvez les mettre dans des agendas séparés. Si vous avez des ressources interchangeables, par exemple vous pourriez avoir plusieurs salles et le service peut être fourni dans n’importe laquelle d’entre elles, alors ces ressources peuvent être placées de manière pratique dans le même agenda de ressources sans compromettre les fonctionnalités.
Cliquez sur Nouvel Agenda dans le menu situé à droite de votre Panneau de Configuration. Sélectionnez le Agenda de service, qui vous permet de répertorier les services de votre salon et d’appliquer des valeurs de durée par défaut si nécessaire. Nous choisissons de nommer ce salon “Votre salon de beauté”.
Définir les services
Étant donné que nous avons déjà créé les agendas individuels des ressources pour chacun de nos membres du personnel, nous utilisons le sélecteur déroulant à côté de chaque service pour définir quelles ressources sont nécessaires pour que le service soit disponible.
Entrez “Coupe de cheveux pour hommes” comme premier service et connectez-le à l’agenda des ressources “Planifier John”. Entrez d’autres services tels que “Coupe de cheveux pour femmes” et “Soin du visage” et parce que seule “Kayla” est capable de fournir le service “Coupe de cheveux pour femmes” et “Mary” de fournir “Soin du visage”, vous pouvez sélectionner la ressource “Planifier Kayla” et “Planifier Mary” pour les services correspondants. Ajoutez la durée par défaut de chacun de ces services à 30 minutes pour la coupe de cheveux pour hommes et femmes et 60 minutes pour le soin du visage.
Si vous attribuez deux personnes à un service, cela signifie que les deux seront nécessaires en même temps pour effectuer le service. Si vous souhaitez indiquer que l’une ou l’autre personne peut effectuer le service, cela est également possible. L’option de configuration se trouve à l’écran de configuration une fois que l’assistant d’installation est terminé. En passant, si vous ne définissez qu’un seul service, l’interface utilisateur s’adaptera pour masquer le sélecteur de service.
Définissez la disponibilité de votre salon
Les paramètres ici fournissent des contraintes de base. Vous pouvez modifier les heures d’ouverture pour chaque jour (ou ressource) individuellement. Lorsque les rendez-vous sont configurés pour commencer et se terminer à des heures prédéterminées, le système peut créer une interface utilisateur claire en générant des créneaux horaires prédéfinis (ou jetons) sur lesquels les clients peuvent cliquer pour prendre rendez-vous. La démonstration de l’agenda des rendez-vous dans un salon de beauté montre ce type de configuration.
Cliquez sur Terminer pour activer ce programme en ligne. L’étape 2 vous aidera à tester votre programme pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu.
Étape Tester l’agenda pour voir s’il fonctionne comme prévu
Les utilisateurs réguliers verront le même calendrier mais avec moins d’options. Vous pouvez également trouver Utiliser en allant sur votre Panneau de Configuration.
Réservation d’un service
Si vous avez créé plus d’un service (comme nous l’avons fait dans notre tutoriel), vous les verrez dans une colonne sur le côté gauche de votre panneau de configuration. Pour réserver un service, cliquez sur l’un des créneaux horaires disponibles et une fenêtre de dialogue Nouvelle réservation apparaîtra. Si cette fenêtre est à un endroit inconfortable, vous pouvez simplement la faire glisser vers un endroit plus approprié sur votre écran.
Pour fixer la date du rendez-vous, vous pouvez soit utiliser le calendrier contextuel, soit entrer manuellement une date. Par défaut, le système ne demande que le nom et le numéro de téléphone, mais vous pouvez ajouter des champs supplémentaires pour collecter plus de détails de réservation.
Lorsque vous cliquez sur Créer une réservation, l’agenda se met à jour pour afficher votre réservation et ajuste la disponibilité en conséquence. Si vous souhaitez modifier un rendez-vous, cliquez à nouveau dessus pour apporter des modifications. Assurez-vous de cliquer sur Mettre à jour la réservation avant de la fermer, sinon vous perdrez les modifications.
Les rendez-vous liés aux ressources (membres du personnel) apparaîtront également dans les agendas des ressources, mais notez qu’ils ne peuvent pas être modifiés là-bas. En cliquant sur un rendez-vous, une fenêtre contextuelle s’ouvrira avec un lien vers le agenda où il peut être modifié. Si le même rendez-vous apparaît dans plusieurs agendas liés, il ne compte que comme un seul rendez-vous dans votre utilisation d’abonnement.
Étape Ajustement de la configuration
Cliquez sur Configurer pour accéder à la section Aperçu pour un résumé des différentes options que vous pouvez modifier. Ici, vous pouvez bloquer temporairement l’agenda des rendez-vous pendant que vous travaillez ou le supprimer complètement.
Configuration des services
L’onglet Services répertorie les services disponibles et leur relation avec les ressources. Lorsque vous cliquez sur Nouveau service, ou sur l’icône Modifier d’un service existant, une fenêtre apparaît où vous pouvez modifier les détails. Vous pouvez cliquer et faire glisser les lignes pour changer l’ordre dans lequel les services sont répertoriés. Vous pouvez également changer la couleur d’un service en cliquant sur la boîte colorée en haut à droite de la fenêtre.
Dans le champ situé en bas de la fenêtre d’édition, vous pouvez entrer une description du service qui apparaîtra lorsque le service sera sélectionné. Elle peut contenir des formats et des images, mais notez que vous ne pouvez lier qu’à des images disponibles en ligne. Vous pouvez également spécifier la durée par défaut de chaque rendez-vous de service.
Déterminer les ressources pour chaque service
Lorsque votre compte contient des agendas de ressources, la fenêtre d’édition du service contiendra également une section intitulée Ressources où vous pourrez indiquer quelles ressources de ces agendas doivent être disponibles lors de la prise d’un rendez-vous. Par exemple, vous pouvez spécifier qu’un service “Coupe homme” nécessite à la fois un membre du personnel spécifique “John” et un équipement spécifique comme un “Sèche-cheveux”. Ou, si plusieurs membres du personnel peuvent effectuer un service, vous pouvez cliquer sur le bouton “ou” et les énumérer.
Pour ajouter de nouvelles ressources, rendez-vous sur votre panneau de configuration, cliquez sur Nouvel agenda, et sélectionnez l’agenda de type Ressource. Vous pouvez également ajouter des ressources supplémentaires à un agenda de ressources existant via l’onglet Ressources.
Vous pouvez personnaliser davantage si vous souhaitez que les clients sélectionnent un service dans une liste de choix ou pré-sélectionnent automatiquement le premier service proposé sur votre agenda.
En ce qui concerne les ressources, lorsque vous souhaitez que vos utilisateurs sélectionnent la ressource de leur choix pour un service individuel, vous pouvez permettre au système d’afficher la liste de sélection, de choisir au hasard ou de choisir la première ressource disponible au moment d’une nouvelle prise de rendez-vous.
Configurer les paramètres individuels des ressources
Dans ce tutoriel, les agendas individuels des ressources définissent chaque membre du personnel. Chaque agenda contient les paramètres qui définissent le membre du personnel que vous planifiez dans votre salon. Vous pouvez ajouter/supprimer/modifier la disponibilité de chaque membre du personnel dans leur agenda individuel. Notez que si vous supprimez une ressource, toutes les réservations associées seront également supprimées.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur la large gamme de configurations sous Accès, Processus et Mise en page dans les pages de documentation d’assistance.
Définir des contraintes horaires
Dans le champ Heures de début contraintes, vous pouvez indiquer les heures que vos clients peuvent sélectionner comme heure de début. Lorsque les heures de début, ainsi que la durée des rendez-vous, sont fixes, le système peut afficher une interface utilisateur avec des “chips” sur lesquels le client peut cliquer pour prendre un rendez-vous. Dans ce cas, la durée par défaut déterminera la taille du chip.
Notez que si vous ne spécifiez pas de contraintes d’heure de début, un rendez-vous peut potentiellement commencer à n’importe quel moment, laissant votre emploi du temps rempli de créneaux horaires étranges. Définissez un temps d’arrondi approprié pour éviter que les clients réservent des horaires irréguliers, tels que de 14h07 à 14h23. Si vous spécifiez à la fois des contraintes d’heure de début et des temps d’arrondi, seule l’heure de fin sera arrondie. Une autre alternative pour supprimer les heures de début aléatoires est de configurer automatiquement le système pour arrondir au multiple de 5 ou 10 minutes le plus proche.
Si, en tant qu’administrateur ou superutilisateur, vous souhaitez avoir la possibilité de définir une durée différente pour un service, vous pouvez cocher la case Autoriser les superutilisateurs et l’administrateur à ignorer toutes les contraintes horaires dans l’onglet Superviser les heures d’ouverture. Ce paramètre vous permet d’entrer une heure de fin arbitraire dans l’agenda des rendez-vous au lieu de créer un service séparé pour cela.
Définissez votre réservation
Sous le terme utilisé pour décrire une réservation, vous pouvez personnaliser le terme que vous souhaitez utiliser à la place de “réservation”. Dans cet exemple, “séance de beauté” ou “réservation de salon” peuvent être préférables. Ce terme sera utilisé dans toutes les fenêtres de dialogue, les textes d’aide et les confirmations par e-mail.
Vous pouvez sélectionner un terme dans la liste ou utiliser votre propre terme personnalisé qui décrira votre service de manière appropriée. Entrez la forme singulière et le système la convertira automatiquement au pluriel si nécessaire. Vous pouvez également modifier le terme utilisé pour “utilisateur”, par exemple en le changeant en “client”, dans les Paramètres. Cela s’appliquera à tous les agendas de votre compte.
Fixation des prix pour vos services
Indiquez ce que vous facturerez pour une réservation. Que vous exigiez un paiement peut être configuré via l’onglet Processus. Le mode de paiement peut être configuré via le Panneau de Configuration sous Configuration des paiements.
Vous pouvez choisir un prix fixe ou baser le prix sur la durée du rendez-vous, le jour de la semaine ou plusieurs autres facteurs. Si vous autorisez des rendez-vous récurrents, le montant spécifié sera automatiquement multiplié par le nombre de rendez-vous qu’un client prend. SuperSaaS vous offre une large gamme d’options de paiement, allant de la présentation des prix des services et des ressources à la gestion des paiements en ligne ou à l’utilisation de notre système de crédit. Vous pouvez également configurer le système pour offrir à vos clients différents types de réductions et d’offres promotionnelles.
Paramétrage des rappels et notifications automatisés par SMS/email
Le système peut envoyer des rappels automatiques par SMS ou par email à vos clients un certain temps avant le début du rendez-vous. En plus des rappels, vous pouvez également configurer des messages de suivi automatisés pour obtenir des commentaires de vos clients. Vous pouvez activer l’envoi d’un rappel par email via l’onglet Processus sous la section Configuration de votre emploi du temps. Vous pouvez personnaliser tous ces messages via l’onglet Mise en page de votre emploi du temps. En plus des rappels, vous pouvez également personnaliser les messages affichés sur votre écran de connexion, l’espace vide au-dessus de votre emploi du temps et sur votre écran de paiement. Vous pouvez en savoir plus sur la personnalisation des rappels par email/SMS et la personnalisation des messages affichés dans notre documentation d’assistance.
Plus d’informations peuvent être trouvées sous ajouter un paiement à votre agenda de réservation.